Nogle foreninger eller virksomheders vedtægter tillader ikke elektronisk afstemning, men det kan være nødvendigt at sikre denne mulighed for at holde trit med samfundets udvikling. Vi gennemgår her, hvilke begrænsninger der er, og hvordan vedtægterne kan ændres for at give mulighed for at stemme elektronisk i fremtiden.
Begrænsninger for elektronisk afstemning
Som udgangspunkt er det ikke lovligt at afholde fuldt eller delvist elektronisk generalforsamling, men nogle sæt vedtægter giver alligevel denne mulighed.
Afholdelse af elektronisk generalforsamling er dog ikke det samme som at afholde afstemningerne til en fysisk generalforsamling elektronisk.
Her er det således kun virksomheden eller foreningens vedtægter, der eventuelt kan begrænse denne mulighed. Der ses vedtægter med regler, der ligner det følgende: "Afstemninger foregår ved håndsoprækning - eller skriftligt, når det kræves af mindst en deltager".
Disse regler kan, afhængigt af fortolkningen af dem, begrænse muligheden for at stemme elektronisk. Der kan derfor være behov for at ændre på vedtægterne.
Såfremt der ikke nævnes noget om afstemningsform i vedtægterne, er der typisk ikke noget, der begrænser afstemningerne fra at foregå elektronisk.
Gennemførelse af vedtægtsændring
Vedtægtsændringen er en formel beslutning, som skal foregå på en generalforsamling. Da der er vedtægtsbestemte forskelle på, hvornår en vedtægtsændring træder i kraft, gennemgås der herunder forskellige scenarier.
Hvis ændringen træder i kraft straks, kan man afholde afstemningen på traditionel vis til den samme generalforsamling, inden der er behov for elektronisk afstemning til et senere punkt, f.eks. personvalg. Således har man både lavet vedtægtsændringen og efterfølgende taget elektronisk afstemning i brug til samme begivenhed.
Såfremt ændringen ikke træder i kraft straks, så kræver det en forudgående generalforsamling at vedtage denne ændring. Denne kan foregå som ekstraordinær generalforsamling og afholdes fysisk eller skriftligt - typisk kaldet "skrivebordsgeneralforsamling". Denne skal således afholdes inden fristen for udsendelse af indkaldelse til den efterfølgende generalforsamling, hvor man ønsker at stemme elektronisk.
Der kan være individuelle juridiske forhold i vedtægterne, så vi anbefaler at konsultere jeres juridiske rådgivere, hvis det ikke er entydigt, hvordan ændringen kan gennemføres.
Forslag til vedtægtsændring
Den nye regel, som giver mulighed for at stemme elektronisk til en fysisk afholdt generalforsamling, skal nu vedtages og indskrives i vedtægterne.
Formuleringen kunne lyde:
"Afgivelse af stemmer sker ved håndsoprækning - dog skal stemmer afgives skriftligt eller elektronisk, når det kræves af mindst en deltager. Stemmer ved personvalg afgives altid skriftligt eller elektronisk. Bestyrelsen kan i indkaldelsen kræve, at bestemte afstemninger foregår elektronisk.
Ved elektroniske afstemninger anvendes et elektronisk afstemningssystem, hvor deltagerne er identificerbare og kan stemme anonymt.".
Når vedtægtsændringen er gennemført, kan der stemmes elektronisk ved den næste generalforsamling.