Som forsamlingsadministrator har du en række konfigurationsmuligheder, når du opsætter en forsamling. Hver indstilling påvirker, hvordan deltagere får adgang til og engagerer sig i afstemningen.
Standardindstillingerne fungerer til almindelige generalforsamlinger, hvor der er krav om fremmøde, ikke er mulighed for at stemme med fuldmagt og hvor hver stemme har samme vægtning.
Denne vejledning forklarer hver indstilling og hvordan den påvirker afviklingen af din forsamling.
Adgang
Tillad deltageradgang uden godkendelse
Denne indstilling styrer, om deltagerne skal godkendes, før de kan tilslutte sig forsamlingen.
Som standard skal du gennemgå og godkende alle deltagere, før de kan få adgang til forsamlingen. Dette hjælper dig med at kontrollere fremmødet for forsamlinger, hvor du skal bekræfte deltagelsen i henhold til organisationens vedtægter. Mange organisationer kræver, at vælgere er fysisk til stede for at de er berettigede til at stemme.
Med standardindstillingen skal deltagerne derfor præsentere sig selv og godkendes, når de møder op til forsamlingen. For fjernmøder online, der stadig er live-forsamlinger (ikke periodeforsamlinger eller med anden asynkron afstemningsform), giver denne standardindstilling dig stadig mulighed for at bekræfte, at deltagerne er aktivt til stede under mødet.
Når du derimod tillader deltageradgang uden godkendelse, kan deltagere tilslutte sig forsamlingen umiddelbart efter registrering uden at vente på godkendelse. Dette er nyttigt i situationer, hvor en invitation alene giver tilstrækkelig godkendelse til at deltage.
Bemærk venligst, at dette er standardindstillingen og den eneste mulighed for periodeafstemning og ikke-live forsamlinger.
Derudover kan denne indstilling aktiveres for scenarier, hvor du kun inviterer deltagere efterhånden som de dukker op. I de tilfælde undgås behovet for at godkende dem, da du med deres fremmøde og afsendelse af invitation allerede har bekræftet deres tilstedeværelse.
Vigtigt: Denne måde at invitere deltagere på anbefales kun til scenarier, hvor du på forhånd ikke ved, hvem de stemmeberettigede vælgere er ved forsamlingen.
Bemærk: Gennemgå den separate vejledning om at gennemføre onboarding-processen for inviterede, når du bruger krav om tilstedeværelse.
Tillad deltageradgang til alle med et delbart link
Denne indstilling bestemmer, hvem der kan få adgang til din forsamling.
Som standard kan kun deltagere, du specifikt inviterer, få adgang til forsamlingen. Dette skaber et lukket arrangement, hvor du skal invitere hver deltager.
Når du aktiverer denne indstilling, kan alle med forsamlingslinket registrere sig og deltage. Du kan dele dette link via e-mail, messaging-platforme eller hjemmesider. Med denne indstilling kan alle, der har linket, forsøge at registrere sig til forsamlingen. Indstillingen kan dog fortsat kombineres med indstillingen der opsætter krav om godkendelse ved fremmøde, hvorved deltagerne har mulighed for at registrere sig selv og for derefter at blive godkendt.
Vigtigt: Brug ikke det delbare link til fortrolige eller følsomme forsamlinger, da det reducerer din kontrol over, hvem der kan forsøge at registrere sig. Denne indstilling bør heller ikke erstatte fuldmagtsafstemning.
Deltagelse
Tillad deltagelse ved fuldmagt
Denne indstilling bestemmer, om fuldmagtsafstemning er tilladt i din forsamling.
Som standard skal alle stemmeberettigede selv stemme direkte. Dette kræver personligt fremmøde og deltagelse fra vælgerne. Nogle organisationers vedtægter stiller krav om personligt afgivne stemmer - især for visse typer beslutninger.
Når du aktiverer denne indstilling, kan hver stemmeberettigede udpege en fuldmagtshaver til at stemme for dem, når de ikke kan deltage selv. Dette giver vælgerne, der ikke personligt kan deltage i forsamlingen, mulighed for stadig at afgive deres stemmer.
Tillad at en stedfortræder kan være fuldmagtshaver
Denne indstilling styrer, hvem der kan fungere som fuldmagtshaver, når der i forvejen er mulighed for deltagelse pr. fuldmagt.
Som standard kan fuldmagter kun tildeles de andre stemmeberettigede ved forsamlingen. Dette sikrer, at ingen andre end de stemmeberettigede får adgang til forsamlingen. Mange generalforsamlinger stiller netop krav om, at kun medlemmer, andelshavere eller aktionærer kan deltage i forsamlingen. Standardindstillingen er derfor relevant, når organisations regler ikke tillader ekstern deltagelse eller repræsentation.
Når du aktiverer denne indstilling, kan stemmeberettigede udpege udefrakommende personer, som ikke selv er stemmeberettigede), som deres fuldmagthaver. Ved tildeling bliver disse stedfortrædere således bliver fuldmagtshavere på samme vilkår som en stemmeberettiget fuldmagtshaver og stemmer på vegne af den vælger, der har udpeget dem. Aktiver dette, når din organisations regler tillader ekstern repræsentation eller hvis flere forskellige personer ville kunne være organisationens repræsentant. Indstillingen giver kun mulighed for at forsamlingens administrator varetager tildeling af fuldmagt til en stedfortræder, og den giver således ikke de stemmeberettigede mulighed for at invitere eksterne deltagere.
Tillad deltagere at udpege en stedfortræder som fuldmagtshaver
Denne indstilling bestemmer, hvem der kan invitere stedfortrædere som fuldmagtshavere.
Som standard kan kun du og andre administratorer udpege stedfortrædere som fuldmagtshavere. Dette giver dig kontrol over fuldmagtsdeltagelse og sikrer, at kun godkendte stedfortrædere kan fungere som fuldmagtshavere. Behold denne standard, når din organisations regler kræver sikkerhed for, hvem der er tilstede ved forsamlingen.
Når du tillader deltagerne selv at udpege en stedfortræder, så kan de i forbindelse med overdragelse af fuldmagt invitere en ekstern person uden involvering fra en administrator. Dette placerer ansvaret for valg af fuldmagtshaver hos de individuelle. Administratorerne kan dog fortsat foretage tildeling af disse fuldmagter og kan ligeledes fjerne tildelte fuldmagter, men har dog ikke nogen styring med, hvem der initialt bliver udpeget og dermed inviteret.