Denne manual giver forsamlingsadministratorer vejledning til at identificere og håndtere deltagere, der optræder i forskellige roller. Lær hvordan du håndterer deltagere, fuldmagtsstemmer, repræsentanter og særlige omstændigheder som følger af opsætningen af din forsamling.
Som forsamlingsadministrator i GoVote er en af dine hovedopgaver at sikre, at stemmerettigheder tildeles korrekt inden forsamlingen starter. Denne vejledning hjælper dig med at navigere de forskellige muligheder for deltageridentifikation, som kan opstå under registreringen og selve forsamlingen.
Korrekt håndtering af identifikationen af deltagerne er afgørende for at opretholde integriteten i din forsamling og sikre overholdelse af de gældende vedtægter for forsamlingen. Mens de tekniske aspekter af forsamlingsopsætningen er dækket i anden dokumentation, fokuserer denne vejledning specifikt på de praktiske aspekter ved at identificere deltagere og håndtere repræsentationsscenarier.
Grundlæggende om deltagerinvitationer
Før vi går i dybden med de enkelte scenarier, er det vigtigt at være opmærksom på nogle grundlæggende principper:
- Din rolle som administrator er at sikre, at stemmerettigheder udøves af de rette personer
- Alle stemmeberettigede bør inviteres til forsamlingen på forhånd gennem tilføjelse eller import af deltagere samt offentliggørelse af forsamlingen
- Stemmerettighederne i din forsamling tildeles kun til inviterede deltagere
- Denne vejledning fokuserer udelukkende på håndtering af eksisterende stemmerettigheder, ikke oprettelse af nye
Scenarierne beskrevet i denne vejledning er fokuseret på fordeling og håndtering af allerede tildelte stemmerettigheder. Oprettelse af nye deltagere under en forsamling er ikke omfattet af denne vejledning.
Forståelse af repræsentationsscenarier
Her er de almindelige repræsentationsscenarier, du kan støde på:
Personlig deltagelse
Dette er det grundlæggende scenarie, hvor inviterede deltagere selv er personligt til stede og får adgang ved hjælp af deres egen invitation.
Fuldmagtsdeltagelse
Når en stemmeberettiget overfører sin stemmeret til en anden stemmeberettiget, der allerede er inviteret til samme forsamling. Såfremt fuldmagter er gyldige, så tæller den oprindelige stemmeberettigedes deltagelse med fuldmagt altså som fremmøde, hvis fuldmagtshaveren deltager i forsamlingen.
Stedfortræder som fuldmagtshaver
Når en stemmeberettiget overfører sin stemmeret til en person, der ikke er stemmeberettiget ved forsamlingen. Dette er derfor en person, som ikke som udgangspunkt selv havde adgang til forsamlingen. Hvis stedfortræderen deltager i forsamlingen tæller dennes deltagelse som fremmøde for den egentlige stemmeberettigede.
Fysisk afstemning
Når en deltager vælger at stemme fysisk i stedet for digitalt, hvilket kræver, at du registrerer deres stemmer manuelt under afstemningerne. En stemmeberettiget, der stemmer fysisk er således at betragte som deltager, uanset om vedkommende er digitalt registreret som fremmødt.
E-mail udskiftning
Når en deltager har behov for at bruge en anden e-mailadresse end den, der oprindeligt blev brugt til at invitere vedkommende.
Vigtige regler og begrænsninger
Når du håndterer deltagere, skal du være opmærksom på disse vigtige forhold:
- Systemet identificerer deltagere ved at invitere dem til forsamlingen, hvilket giver dem et unikt adgangslink
- En enkelt fuldmagtshaver kan repræsentere maksimalt 3 fuldmagtsgivere
- Sletning af deltagere er kun mulig, før en invitation sendes, på grund af juridiske krav om at bevare optegnelser over inviterede deltagere
- Deaktivering og ændringer af status for fysisk afstemning kan ske efter registrering og ligeledes undervejs i forsamlingens forløb
- Ændringer i status for fysisk afstemning kan ikke ske, mens der er åbne afstemninger med aktiv stemmeafgivning
Håndtering af deltagerscenarier og nødvendige handlinger
1. Deltager kan ikke få adgang til deres invitations-e-mail
E-mailadresse er korrekt, men e-mailen er ikke tilgængelig
Når en deltager ankommer, men ikke kan få adgang til deres egen e-mail, hvor invitationen er sendt til:
- Søg efter deltageren i din deltagerliste ved hjælp af deres navn
- Bekræft deres identitet ved hjælp af standardidentifikationsmetoder (f.eks. ID-kort, hvis det kræves af din organisation)
- Se den separate dokumentation om registreringsprocesser for alternative registreringsmetoder, der ikke kræver e-mailadgang
Administratorhandlinger:
- Gå til Deltagere > Søg efter deltager > Brug en af de alternative registreringsmetode som er beskrevet i en vejledning om disse
E-mail skal udskiftes (samme person, ny e-mail)
Når en deltager har behov for at bruge en anden e-mailadresse:
- Bekræft, at dette virkelig er den samme stemmeberettigede person, ikke et forsøg på at overføre stemmerettigheder til en anden person
- Bed evt. om identifikation for at bekræfte deltagerens identitet
- Bekræft at den nye e-mailadresse også tilhører den pågældende person
- Brug funktionen til e-mailudskiftning for at tildele en ny e-mail. En invitation sendes automatisk til deltageren, og de kan fortsætte deres egen registrering
Administratorhandlinger:
- Gå til Deltagere > Søg efter deltager > Klik på 'Udskift e-mail' > Indtast ny e-mailadresse > Klik på bekræft
Vigtigt: Funktionen til e-mailudskiftning bør kun bruges til at opdatere e-mailen for den samme fysiske person, ikke til at overføre stemmerettigheder til en anden person. Forkert brug af denne funktion kan ugyldiggøre hele forsamlingen.
2. Deltagelse på vegne af en anden person
Stemmeberettiget, der repræsenterer en anden stemmeberettiget
Når en deltager (som allerede er stemmeberettiget) ankommer for at stemme på vegne af en anden stemmeberettiget:
- Bekræft, at dine forsamlingsindstillinger tillader deltagelse med fuldmagt
- Søg efter fuldmagtsgiveren (personen, der giver fuldmagt) i deltagerlisten
- Bekræft, om fuldmagtsgiveren allerede har udpeget en fuldmagtshaver
- Hvis der ikke findes en fuldmagtshaver allerede, skal du tilføje denne fuldmagtshaver til fuldmagtsgiveren ved at indtaste den fulde e-mail for fuldmagtshaveren
Administratorhandlinger:
- Gå til Deltagere > Søg efter deltager > Klik på 'Repræsentation' > Søg efter fuldmagtshaveren efter navn eller e-mail i søgefeltet > Klik på resultatet, der viser denne fuldmagtshaver
Ikke-stemmeberettiget repræsentant, der repræsenterer en stemmeberettiget
Når en person, der ikke er stemmeberettiget, ankommer for at repræsentere en stemmeberettiget:
- Bekræft, at dine forsamlingsindstillinger tillader repræsentanter som fuldmagtshavere
- Søg efter fuldmagtsgiveren i deltagerlisten
- Bekræft, om fuldmagtsgiveren allerede har udpeget en repræsentant
- Hvis der ikke findes en udpegning, og dine indstillinger tillader det, skal du tilføje denne repræsentant til fuldmagtsgiveren
Administratorhandlinger:
- Gå til Deltagere > Søg efter deltager > Klik på 'Repræsentation' > Indtast den fulde repræsentant-e-mailadresse i søgefeltet > Klik på resultatet, der viser 'Tilføj denne repræsentant via e-mail'
Bemærk: Det anbefales at lade deltagerne håndtere deres egne fuldmagtstildelinger i systemet før forsamlingen.
Vigtigt: For fuldmagtstildelinger oprettet af dig som administrator bør du udvise ekstra forsigtighed ved at verificere repræsentationens legitimitet. Dette kan omfatte anmodning om identifikation og muligvis en skriftlig fuldmagt, hvis din organisations politikker kræver det.
3. Scenarier med fuldmagtsbegrænsning
Når en foreslået fuldmagtshaver allerede repræsenterer det maksimale antal på 3 fuldmagtsgivere:
- Forklar begrænsningen for deltageren
- Bed dem om at identificere en anden potentiel fuldmagtshaver i rummet
- Hvis en anden egnet fuldmagtshaver kan findes, laver du tildelingen til denne alternative fuldmagtshaver
- Hvis der ikke kan findes en alternativ fuldmagtshaver, og dine indstillinger tillader det, kan du foreslå at udpege en ekstern repræsentant
Administratorhandlinger:
- Se afsnittet ovenfor om, hvordan du opretter deltagelse på vegne af andre.
4. Scenarier med præference for fysisk afstemning
Når en deltager foretrækker at stemme fysisk frem for digitalt:
- Bekræft deltagerens identitet som den stemmeberettigede
- Markér deltager som "Stemmer fysisk" i systemet
- Forklar den fysiske afstemningsprocedure, der vil blive brugt (håndsoprækning, stemmeseddel osv.)
- Informer dem om, at nogle fysiske afstemningsmetoder muligvis ikke giver samme grad af hemmeligholdelse som digital afstemning
Administratorhandlinger:
- Gå til Deltagere > Søg efter deltager > Klik på 'Markér deltager stemmer fysisk'
Bemærk: Fysisk afgivelse af stemmer for den enkelte deltager kan markeres eller fjernes når som helst, undtagen mens der er en aktiv igangværende afstemning.
5. Udskiftning af deltager
Når ingen af ovenstående scenarier er relevante, og en deltager virkelig skal udskiftes, kan du gøre følgende som en sidste udvej, hvilket kun kan ske, før forsamlingen er startet:
- Identificer den oprindelige deltager i systemet
- Deaktiver deltageren
- Tilføj en ny deltager
Administratorhandlinger:
- Gå til Deltagere > Søg efter deltager > Klik på 'Deaktiver'
- Tilføj en ny deltager via e-mail
Vigtigt: Det er ikke muligt at tilføje en ny deltager, når forsamlingen er startet, så sørg for, at dette sker under registreringen af deltagere.
Overvejelser om identitetsverifikation
Standardpraksis
I de fleste tilfælde fungerer modtagelse af invitations-e-mailen som tilstrækkelig identifikation, fordi deltageren kan bruge det medfølgende unikke adgangslink, og yderligere verifikation er typisk ikke nødvendig - medmindre forsamlingen kræver fysisk tilstedeværelse.
Yderligere verifikation er nogle gange nødvendig
- Ved udpegning af fuldmagtshavere eller repræsentanter på vegne af en fuldmagtsgiver
- Ved udskiftning af e-mailadresser
- Ved deaktivering og tilføjelse af nye deltagere
- For alle scenarier, hvor administratoren foretager ændringer på vegne af en deltager
Opsummering og bedste praksis
Beslutningsovervejelser for almindelige scenarier
- Er personen den inviterede stemmeberettigede?
- Har personen behov for en e-mailudskiftning?
- Repræsenterer personen en anden stemmeberettiget?
- Er personen en ekstern repræsentant?
- Er personen bedre stillet ved at bruge fysisk afstemning?
- Er det et tilfælde, hvor deltageren skal deaktiveres og en anden tilføjes i stedet?
Anbefalinger til forberedelse før forsamlingen
- Kommuniker reglerne for repræsentation klart på forhånd ved at sende et link til vores medfølgende guide
- Opfordr deltagere til at udpege fuldmagtshavere før forsamlingen
- Forbered dit administratorteam til at håndtere de almindelige scenarier, der er beskrevet i denne manual
Ved at følge disse retningslinjer vil du være godt forberedt til at håndtere de forskellige identifikations- og repræsentationsscenarier, der kan opstå under din forsamling, hvilket sikrer en problemfri registreringsproces, samtidig med at integriteten i dine afstemninger opretholdes.