Denne manual giver administratorer en omfattende vejledning til at onboarde deltagere til en forsamling i GoVote. Den inkluderer onboarding-metoder, bedste praksis og fejlfindingsvejledning.
Korrekt onboarding af deltagere sikrer, at alle berettigede deltagere kan få adgang til forsamlingen og afgive deres stemmer i henhold til de gældende vedtægter for forsamlingen. Denne manual omfatter både forsamlinger med og uden adgangskrav. Det forudsættes nedenfor, at invitationerne til de stemmeberettigede allerede er afsendt.
Hvad du skal bruge
Før du begynder onboarding-processen, skal du sikre, at du har:
- Administratoradgang til forsamlingen til alle de administratorer, som skal være med til at onboarde og godkende deltagere
- En enhed med internetadgang (computer, tablet eller smartphone) pr. administrator
- For forsamlinger med adgangskrav:
- En mobil enhed med kamera til scanning af QR-koder
- Fysisk plads hvor deltagere kan præsentere sig - helst et registreringsbord
- Tilstrækkeligt med forsamlingsadministratorer til at håndtere antallet af deltagere, der skal onboardes
Forståelse af adgangskrav
GoVote tilbyder to primære metoder til at kontrollere deltagernes adgang til din forsamling:
Uden adgangskrav
Når indstillingen "Tillad deltageradgang uden adgangskrav" er aktiveret, kan deltagerne tilslutte sig forsamlingen umiddelbart efter registrering uden at vente på godkendelse. Dette er nyttigt til:
- Forsamlinger med åben adgang for alle
- Situationer hvor en invitation alene giver tilstrækkelig autorisation for den enkelte deltager
- Scenarier hvor du inviterer deltagere, når de fysisk ankommer
Dette er den enklere onboarding-tilgang, da deltagerne kun behøver at gennemføre registreringsprocessen for at få fuld adgang til forsamlingen. Der er i de tilfælde ikke behov for yderligere involvering fra dig som administrator.
Med adgangskrav
Som standard skal alle deltagere godkendes, før de kan tilslutte sig din forsamling. Dette hjælper dig med at:
- Kontrollere fremmøde i henhold til organisationens regler
- Verificere at deltagerne er fysisk til stede
Med denne indstilling skal deltagerne præsentere sig for en administrator for at blive lukket ind efter at have mødt op til forsamlingen.
Deltagerregistreringsproces
Når deltagere bliver inviteret eller selv tilslutter sig en forsamling via et delbart link, skal de registreres for at deltage i forsamlingen. Dette kan enten ske gennem deres eksisterende brugerkonto med samme e-mail som anvendt i invitationen eller ved at de tilmelder sig som en del af registreringsprocessen.
Processerne for at tilslutte sig en forsamling er følgende:
E-mailinvitation
- Sikr at alle deltagere er blevet inviteret. Invitationerne sendes via e-mail, når forsamlingen bliver offentliggjort, eller når en deltager blever inviteret efter offentliggørelse af forsamlingen.
- Hver invitation indeholder et sikkert link, der er unikt for den pågældende deltager
Vigtigt: Disse links må ikke deles mellem deltagere - Deltageren klikker på linket i deres e-mail og vil enten:
- Gennemføre registreringsprocessen (indtaste navn, adgangskode osv.), hvis de er nye brugere af GoVote
- Gennemgå loginprocessen, hvis de tidligere har brugt GoVote
Delbart link (spring over, hvis ikke aktiveret)
Hvis du har aktiveret "Tillad deltageradgang til alle med et delbart link":
- Del forsamlingslinket gennem passende kanaler (e-mail, beskedplatforme, hjemmesider)
- Deltagere får adgang via linket og vil enten:
- Gennemføre registreringsprocessen (indtaste navn, adgangskode osv.), hvis de er nye i GoVote
- Gennemgå loginprocessen, hvis de tidligere har brugt GoVote
- Der er ingen individuelle invitationsmails involveret i denne proces.
Vigtigt: Brug ikke det delbare link til fortrolige eller følsomme forsamlinger, da det reducerer din kontrol over, hvem der kan forsøge at deltage.
Registrering gennemført
Efter vellykket registrering eller login lander deltageren direkte på forsamlingens oversigtsside. Hvis der ikke er adgangskrav, er onboardingen af deltageren fuldført. Det involverer derfor ikke dig som administrator.
Godkendelse af deltagere (for forsamlinger med adgangskrav)
Efter registrering til forsamlinger med adgangskrav vil deltagerne se en gul advarselsboks på deres skærm, der angiver, at forsamlingen kræver personligt fremmøde, og at de derfor skal godkendes af en administrator.
Manuel godkendelse
- Søg efter deltageren i deltagerlisten
- Klik på knappen Godkend (med hængelåsikonet) for den enkelte deltager, eller klik "Giv adgang" i deltagerens kontekstmenu
- Instruer deltageren om at klikke på "Tjek"-knappen i den gule advarselsboks, for at sikre at deres godkendelse er lykkedes
- Når godkendelsen er gennemført, forsvinder advarselsboksen
QR-kode scanner-metode (hurtigere)
- Åbn den indbyggede QR-kodescanner fra deltageradministrationssiden på din administratorenhed. Behold den åben, hvis der skal onboardes flere deltagere på en gang.
- Instruer deltagerne om at klikke på QR-knappen i den gule advarselsboks på deres enhed.
- Scan QR-koden, der vises på deltagerens skærm. Instruer dem om at åbne den ved at klikke på QR-kodeknappen i den gule advarselsboks, såfremt de ikke har den åbnet allerede.
- En grøn succesmeddelelse vil bekræfte vellykket godkendelse
- Instruer deltageren om at klikke på "Enter" eller "Tjek"-knappen i den gule advarselsboks for at bekræfte deres godkendelse.
- Når godkendelsen er lykkedes, forsvinder advarselsboksen.
- Gentag scanningen med den næste deltager. Scanneren er klar til at scanne straks efter godkendelse af en deltager.
Deltageren har nu adgang til forsamlingen og er klar til at stemme, når forsamlingen starter.
Bedste praksis
- Afprøv selv onboarding-processen før forsamlingen ved at bruge afholde en øvelsesforsamling
- Giv klare instruktioner til deltagerne på forhånd. Se link med deltagerinstruktioner
- Hav ekstra administratorer til rådighed under store forsamlinger for effektivt at håndtere godkendelse af adgang
- Overvej at oprette et dedikeret registreringsbord for fysiske forsamlinger
- Sørg for, at alle nødvendige deltagere er inviteret, før forsamlingen starter - onboarding kan fortsætte efter forsamlingen er startet
- Planlæg håndteringen af de mest gængse udfordringer
- Hav et onboarding-instruktionslink tilgængeligt til deling med deltagerne
- Planlæg forskellige onboarding-scenarier. Hvis én onboarding-metode mislykkes for en bestemt deltager, så foreslå eller anvend en anden metode
- Afsæt tilstrækkelig tid til onboarding før forsamlingen starter
Opsummering
Vellykket onboarding af deltagere indebærer forståelse af din forsamlings adgangskrav, vejledning af deltagere gennem registrering, godkendelse af deltagere (hvis påkrævet) og fejlfinding af eventuelle problemer. Ved at følge disse trin kan du sikre, at alle berettigede deltagere er korrekt onboardet og klar til at deltage i din forsamling.
For yderligere information om konfiguration af adgangsindstillinger, henvises til dokumentationen for forsamlingsindstillinger.
Håndtering af registreringsudfordringer
Manglende invitationsmails
Hvis en deltager rapporterer, at de ikke har modtaget deres invitation:
- Bed deltageren om at tjekke deres spam- eller junkmappe
- Send en ny invitation:
- Søg efter deltageren i deltagerlisten
- Klik på deltagerens kontekstmenu med de tre prikker
- Vælg "Send ny invitation"
- Vejled dem i at gennemføre registreringsprocessen
- Alternativ metode:
- Henvis deltageren til at oprette sig som almindelige bruger af GoVote (eller se mere nedenfor om login, hvis de allerede er en registreret bruger)
- Sørg for, at de bruger samme e-mailadresse som i den oprindelige invitation - ellers vil de ikke være inviteret til denne forsamling
- Efter adgang til GoVote er opnået, skal de gå til forsamlingernes oversigtsside, åbne fanen "Invitationer" og klikke på den pågældende forsamling for at åbne den
Allerede registrerede brugere
Hvis en deltager allerede er oprettet hos GoVote, men ikke kan få adgang til forsamlingen:
- De skal logge ind i stedet for at oprette sig igen
- Hvis de ikke kender deres adgangskode, så henvis dem til at bruge funktionen "Glemt adgangskode"
- Efter adgang til GoVote er opnået skal de gå til forsamlingernes oversigtsside, åbne fanen "Invitationer" og klikke på den pågældende forsamling for at åbne den
Direkte adgangsmulighed
I tilfælde hvor e-mailbaseret registrering er umulig (deltageren kan ikke modtage e-mails og kan ikke huske adgangskoden fra en tidligere registrering):
- Søg efter deltageren i deltagerlisten og klik på "Direkte adgang" i kontekstmenuen
- Dette åbner en modal, hvor du skal give deltageren direkte adgang. Følg instruktionerne på skærmen.
- Den vil vise en QR-kode på administratorens enhed
- Deltageren scanner denne kode ved hjælp af deres enheds almindelige kamera, eller hvis deltageren ikke kan scanne QR-koden, så skift til at vise et link og en kode til manuel indtastning i en browser på deltagerens enhed
- Brugeren har nu fået adgang. Når der opnås adgang ved hjælp af funktionen Direkte adgang, omgår brugeren andre oprettelseskrav, men vedkommende skal stadig godkendes af en administrator, hvis der er krav om dette.
Bemærk: Del tildelte adgang til den pågældende bruger udløber efter 5 minutter, så det er vigtigt, at brugeren anvender QR-koden eller adgangslinket straks.
Vigtigt: Brug kun denne funktion, efter at alle andre metoder er blevet forsøgt.