Oprettelse af en afstemning
Når du opretter en ny afstemning, skal du først vælge en passende type af afstemning og derefter konfigurere de specifikke indstillinger for at tilpasse afstemningsoplevelsen.
Til at begynde med skal du angive:
- Titel: Et klart, beskrivende navn for din afstemning (5-150 tegn). Dette skal give overblik over hvad afstemningen handler om og skal guide deltagerne undervejs i forsamlingen.
- Spørgsmål: Det specifikke spørgsmål eller den beslutning, der skal stemmes om (6-1000 tegn). Sørg for, at det er formuleret som et spørgsmål, der kan besvares gennem afstemningsprocessen. Afslut derfor typisk sætningen med et spørgsmålstegn.
Vælg derefter en af disse afstemningstyper:
Ja/Nej
Indeholder kun valgmulighederne "Ja" og "Nej" for vælgerne. Denne type passer til enkle beslutninger, godkendelser eller vedtagelser, hvor der kun er behov for en simpel accept eller afvisning af forslaget eller indstillingen. Der kan stadig som udgangspunkt stemmes blankt.
Valg
Afstemningstypen "Valg" anvendes til at vælge kandidater som typisk er personer eller organisationer. Med denne type kan deltagerne i forsamlingen påføres stemmesedlen som kandidater og i tilfælde, hvor der ikke vælges blandt forsamlingens deltagere, kan kandidatnavne i stedet tilføjes til stemmesedlen. Denne type passer til bestyrelsesvalg, udvalgsvalg eller enhver situation, hvor personer bliver valgt til positioner.
Når du tilføjer kandidater, er disse knyttet til deltagerne i forsamlingen. Dette giver deltagerne mulighed for selv at stille op som kandidater eller fjerne deres eget kandidatur under opsætning af stemmesedlen.
Alternativt er det muligt blot at tilføje navne på kandidater, hvilket ikke binder muligheden til en deltager. Dette er særligt nyttigt, hvis en given kandidat ikke er en af deltagerne, eller når kandidaten ikke er en person - men f.eks. en organisation.
Afstemningsformen giver mulighed for at afgive flere stemmer på samme stemmeseddel og kan derfor anvendes til at vælge an hel bestyrelse med flere medlemmer i samme valgomgang.
Meningsmåling
Denne afstemningstype giver mulighed for tilpassede tekstmuligheder som alternativ til simple ja/nej eller kandidatnavne i de tilfælde, hvor der er brug for fuldt tilpassede valgmuligheder. Du kan oprette enhver tekstbaseret mulighed, som vælgerne kan vælge imellem - hvilket gør den velegnet til at vælge blandt præferencer, prioritere initiativer eller indsamle feedback. Denne afstemningstype er den du vælger for at vedtage et medlemskontingent og lignende. Der er her mulighed for dynamisk at tilføje flere valgmuligheder, så snart mulighederne bliver fremsat af forsamlingens deltagere. Dette kan ske indtil der er en færdig liste af valgmuligheder og afstemningen igangsættes.
Alle afstemningstyper giver som standard vælgerne mulighed for at afgive en blank stemmeseddel, men denne mulighed kan deaktiveres i indstillingerne.
Afstemningsindstillinger
Efter at have oprettet den specifikke afstemningstype kan du konfigurere følgende indstillinger:
Tilladt antal stemmer
Denne indstilling definerer, hvor mange stemmer hver deltager kan afgive på en enkelt stemmeseddel. Som standard er den sat til 1, hvilket betyder, at hver vælger kun kan vælge en mulighed. Forøgelse af dette tal giver vælgerne mulighed for at markere flere muligheder på samme stemmeseddel. Dette er særligt nyttigt ved valg af en bestyrelse, hvor vælgerne skal stemme på flere kandidater for at besætte alle de ledige poster.
For eksempel, hvis din bestyrelse kræver fem medlemmer, bør du oftest sætte denne værdi til 5, hvilket giver hver vælger mulighed for at vælge deres foretrukne kandidater til at udfylde hele bestyrelsen.
Vigtigt: Dette felt er påkrævet og kan ikke efterlades tomt.
Det tilladte antal stemmer er påkrævet
Når du aktiverer denne indstilling, er det krævet at vælgerne bruger alle deres tildelte stemmer, før de kan afgive deres stemmeseddel. For eksempel, hvis du indstiller det tilladte antal stemmer til 5, skal vælgerne vælge præcis 5 muligheder for at afgive deres stemmeseddel. Enhver markering, som ikke opfylder dette krav vil blive afvist, når stemmesedlen afgives.
Fjern muligheden for at afgive blank stemmeseddel
Når du aktiverer denne indstilling, fjerner den muligheden for, at vælgerne kan afgive en blank stemmeseddel. Som standard har vælgerne mulighed for at afgive en blank stemmeseddel. Aktivering af denne indstilling medfører, at alle vælgere skal foretage et valg, hvis de ønsker at afgive deres stemmer.
Anvend vægtede stemmer
Når du aktiverer denne indstilling, anvendes deltagerens tildelte vægt ved afgivelse af stemmesedlen. Vægten indstilles ved importen af deltagerne eller ved justering på deltagerlisten. Dette er særligt nyttigt for aktionærer, der typisk ejer en andel af aktier, eller situationer med lejlighedsejere, hvor forskellige vælgere har varierende niveauer af stemmevægt, f.eks. fordelingstal. Når funktionen er deaktiveret, har hver stemme samme vægt.
Bemærk: Se mere om, hvordan du indstiller stemmevægten for hver deltager.
Skjul afstemningsvinder
Når du aktiverer denne indstilling, undlades den automatiske visning af vinderen af afstemningen at blive fremhævet, når resultaterne præsenteres for deltagerne eller på præsentationsskærmen. Optællingen og fordelingen af stemmer vil stadig være synlig, men vinderen vil ikke blive fremhævet. Dette er nyttigt i situationer, hvor du har behov for at fortolke eller validere resultater, før du officielt erklærer en vinder - f.eks. når der er flere vindere eller den med flest stemmer ikke nødvendigvis er vinderen.
Bemærk: Denne mulighed er ikke nyttig til at gøre resultatet til en overraskelse eller annoncering, da vælgerne stadig vil blive præsenteret for resultatet af optællingen, når afstemningen lukker.
Offentliggør resultat manuelt
Når du aktiverer denne indstilling, vil resultatet ikke automatisk blive offentliggjort til deltagerne eller på præsentationsskærmen, når afstemningen lukker. Deltagerne vil forblive i en venteposition, mens du som administrator vil have resultatet synligt. Dette er nyttigt i situationer, hvor du ønsker at tilføje spænding og annoncere vinderen som en overraskelse. Dette bruges typisk til prisoverrækkelser, men kan også til tider være nyttigt ved valg af kandidater.
Bemærk: For at gøre resultatet offentligt efter at have annonceret vinderen, skal du manuelt offentliggøre resultatet ved hjælp af knappen på administrationsskærmen for den pågældende afstemning.
Vigtigt: Denne mulighed betyder ikke, at resultatet kan holdes fuldstændig hemmeligt for deltagerne - da resultaterne stadig vil blive offentliggjort efter afslutningen af den fulde forsamling.
Afstemningsstyring
Funktioner til styring af hver afstemning er tilgængelige, indtil den enkelte afstemning startes. Disse anvendes typisk mens der er dialog med deltagerne i forsamlingen, og mens stemmesedlen færdiggøres til afstemning. Denne fase forekommer typisk, når forsamlingen er aktiv, og deltagerne er til stede i rummet - klar til at stemme.
Tilføj, rediger eller slet muligheder
Efter opsætning af stemmesedlen under forberedelsen kan der være behov for at justere mulighederne, når du får feedback fra eller er i dialog med deltagerne. Flere muligheder kan tilføjes baseret på forslag fra publikum - eller korrektioner kan være nødvendige. Redigering af valgmuligheder eller kandidater er også muligt, indtil afstemningen starter.
Tillad deltagere at nominere sig selv som kandidater
Denne indstilling er kun tilgængelig for afstemningstypen "Valg" og gælder således ikke for andre afstemninger. Indstillingen er som standard aktiveret og medfører at deltagerne selv kan stille op som kandidater og således påføre deres eget navn på stemmesedlen - direkte gennem systemet. Denne selvnomineringsfunktion strømliner kandidatnomineringsprocessen ved at fjerne dit behov for manuelt at tilføje nye kandidater. Det er særligt værdifuldt for organisationsvalg, hvor du ønsker at opfordre til bredere deltagelse og gøre nomineringsprocessen mere tilgængelig.
Når kandidater nominerer sig selv ved hjælp af denne funktion, vises de med det samme på stemmesedlen. Du kan stadig gennemgå listen og fjerne nomineringer, før du gør stemmesedlen endelig. For at sikre, at ingen forkerte kandidater ender på stemmesedlen, har du mulighed for at deaktivere denne funktion lige før afstemningsprocessen starter. Dette vil betyde, at valgmulighederne bliver låst, og du kan være sikker på, at stemmesedlen har den korrekte oplistning, når afstemningen starter.